Info utile: Quelles sont les pièces à fournir pour un dossier locataire, y a t'il des documents obligatoires?

Vous êtes nombreux à nous poser la question: Quelles sont les pièces qu'il est utile ou légal de demander à un locataire pour monter son dossier dans le cadre d'une location de bien?

De nombreux propriétaires, désirant bien faire, sont effectivement amenés à se poser la question après avoir notamment eu quelques soucis sur ce point. De la même manière il est logique, pour un futur locataire, de se poser la question concernant les informations potentiellement confidentielles qu'il est justifié de se voir demander.

Néodomos votre courtier immobilier vous répond donc sur ce point, afin de vous aider à ne pas/plus faire d'erreur.

Les trois types de pièces obligatoires que le locataire doit préparer pour son dossier de location.

Le propriétaire d'un bien à la location est en droit de demander ces pièces car elles consistent principalement à lui permettre d'identifier son futur locataire, et de procéder à l'analyse minimale concernant la capacité financière de ce dernier. Ces pièces lui servent également à analyser les différents dossiers pour déterminer l'heureux élu.

Ainsi nous avons 3 types de pièces obligatoires pour le futur locataire, ou légalement requises par le propriétaire ou le gestionnaire de biens en charge du logement:

• L'identité du demandeur:

Il s'agit du critère de base, donc toute pièce d'identité légale en France peut être acceptée, telle que le passeport, la Carte Nationale d'Identité et depuis peu, la dernière version du permis de conduire. Chacune de ces pièces doit bien évidemment comporter photo et signature, faute d'être légales, et être en cours de validité (incluant la date étendue légale de la CNI, qui reste valide en France jusque 5 ans après sa date de fin inscrite).

• La pièce justifiant du domicile actuel: 

L'idée est de donner la possibilité au propriétaire, s'il le désire, de prendre contact avec le précédent logeur, entre autres. Dans ce cadre, tout document officiellement reconnu en France comme justificatif pourra être accepté, comme par exemple le dernier avis de taxe d'habitation ou de taxe foncière, ou des 3 dernières quittances du loyer précédent. A savoir qu'il est considéré comme abusif de demander plusieurs justificatifs de domicile, néanmoins il s'agit d'une pratique le plus souvent acceptée car elle peut permettre de l'imiter l'usage de faux en écriture.

• Les preuves d'activité professionnelle:

L'une des peurs légitimes principales d'un propriétaire loueur, c'est que son locataire ne puisse répondre aux exigences de règlement du loyer à court terme. Certes il existes des assurances Garantie Loyer Impayés qui peuvent compenser en partie ce risque, mais elles peuvent représenter une charge dont certains pourraient désirer s'exonérer, malgré leur utilité évidente.
Dans ce cadre il est justifié de demander la preuve d'une activité professionnelle stable, que cela soit en tant que salarié comme en tant qu'entrepreneur.

Le propriétaire a donc le droit de demander, et le locataire le devoir de fournir, une ou plusieurs pièces en l'espèce, comme par exemple un contrat de travail, facultativement doublé d'une attestation de l'employeur de moins de "tant" de jours, ou des bilans des deux ou trois dernières années d'exercice dans le cadre d'une demande émanant d'un chef d'entreprise.


Légalement le propriétaire, toujours afin d'éviter le problème de l'usage de faux, a le droit de demander la présentation des pièces originales, mais le plus souvent des duplicatas suffisent à réaliser son dossier locataire.

Il est possible qu'il soit demandé un complément d'information, des pièces qui restent facultatives dans un dossier locataire mais peuvent influencer la décision...

La liste ci dessous n'est pas exhaustive, sachant que notre dernier point abordé dans cette article vous permettra de savoir ce qui en est par défaut exclu, pour des raisons d'illégalité tout simplement.

• Le dernier avis d'imposition, à titre particulier ou de société
• Un RIB, permettant de faciliter à l'avenir d'éventuels échanges de flux financiers.
• L'avis d'imposition de l'éventuel garant, ce dernier pouvant se voir demander les mêmes pièces à titre obligatoire que citées plus haut.
• Une attestation d'employeur si elle n'a pas été requise auparavant.
• Un CV bien construit et rassurant peut aider
• Une lettre de recommandation de la banque
• Un courrier de recommandation de l'ancien propriétaire
• La carte d'étudiant, si un contrat de stage a été fourni au titre des pièces obligatoires par exemple, ou si le futur locataire n'a pas de revenus et dispose uniquement d'un garant.

Nous recommandons de demander ou de fournir les différentes pièces en plusieurs exemplaires, afin de faciliter le partage d'information du dossier locataire, lequel devra être présenté et organisé de la meilleure manière possible. Construire son dossier locataire en plusieurs exemplaires facilitera également la recherche d'appartement ou de maison car cela permet d'en laisser systématiquement un dès qu'un bien suscite l'intérêt.

Il existe des pièces que le propriétaire n'a pas le droit de demander, au risque d'encourir des peines au civil voire au pénal.

En règle générale, il suffit de se demander si les documents demandés recèlent des informations trop personnelles, ou si elles sont susceptibles d'entraîner une prise de décision sur des critères autres que pragmatiques, comme par exemple la discrimination selon la couleur de peau, la religion, l'identité sexuelle ou encore le niveau social.

• Les documents de type financiers, tels qu'un relevé de compte en banque.
• Les documents engageant par avance au long terme l'autorisation de règlement, tels qu'une reconnaissance de dette présignée, ou une autorisation de prélèvement automatique.
• Tout ce qui touche à la vie privée du demandeur, comme par exemple des photos autres que celle présente sur la pièce d'identité, un contrat de mariage ou de pacs,
• Tout élément issu du dossier médical de la personne ou encore la carte d'assuré social.
• L'extrait de casier judiciaire, même si l'on pourrait se dire qu'il s'agit là d'un document justifié, n'est pas autorisé dans les pièces demandées, ni obligatoires ni facultatives.
• Enfin il est interdit de demander une attestation d'absence de crédit ou des informations concernant une éventuelle inscription au FICP.
• Imposer la signature d'un membre de la famille qui n'est pas également caution, n'est pas autorisé non plus par la loi.

Vous avez désormais les informations les plus importantes concernant les pièces à fournir pour un dossier locataire, ou celles que vous êtes en droit de demander en tant que loueur, ainsi que les pièces qu'il n'est PAS autorisé d'imposer dans la constitution d'un dossier de location en France.

S'il vous êtes potentiellement loueur, bailleur, ou administrateur de bien, n'hésitez pas à nous solliciter pour tout ce qui est procédure et assurance immobilière dans le cadre de votre activité de location ou de mandataire, car pour toute question dans l'assurance immobilière, Néodomos est là.